Una cotización freelance sólida se construye en cuatro pasos, en este orden: alcance detallado, estimación de tiempo, costo base y margen, y una fecha de vigencia — no al revés, empezando por un número que “se siente bien” y ajustando el alcance para justificarlo después.
Paso 1: escribe el alcance antes de pensar en el precio
El error más común es poner un precio antes de tener claro qué incluye exactamente. Un alcance completo responde tres preguntas: qué se entrega, cuántas rondas de revisión están incluidas, y qué queda explícitamente fuera.
“Diseño de un logo” no es un alcance. “Tres propuestas de logo, dos rondas de ajustes sobre la propuesta elegida, entrega en formatos vectoriales y PNG” sí lo es. La diferencia entre ambos es la que decide si terminas haciendo trabajo gratis por rondas de revisión que nunca cotizaste.
Paso 2: estima el tiempo real, no el tiempo ideal
Calcula cuánto toma el trabajo en un día normal, no en el mejor día posible sin interrupciones. Si sueles tardar seis horas en un tipo de tarea cuando todo va bien, cotiza sobre ocho — el margen cubre las preguntas del cliente, los ajustes menores y el tiempo de coordinación que rara vez se cuenta como “trabajo”.
| Componente | Qué cubre |
|---|---|
| Tiempo de producción | El trabajo directo sobre el entregable |
| Tiempo de coordinación | Llamadas, mensajes, revisión de referencias |
| Margen de imprevistos | 15-25% adicional sobre el total anterior |
Paso 3: convierte el tiempo en un número, con tu costo base como piso
Tu costo base es la tarifa mínima que necesitas cobrar por hora para que el proyecto valga la pena — no la tarifa que “suena bien” para un cliente específico. Multiplica el tiempo estimado del Paso 2 por esa tarifa, y ese es el precio antes de cualquier ajuste por complejidad, urgencia o negociación.
Cotizar por debajo del costo base porque el proyecto “es rápido” o “es para un cliente bueno” es la forma más común en que un freelancer termina trabajando gratis sin darse cuenta — el tiempo real casi siempre supera al estimado, y sin margen no hay dónde absorber la diferencia.
Paso 4: pon una fecha de vigencia y las condiciones de pago
Una cotización sin fecha de vigencia es una promesa de precio indefinida — un cliente puede volver seis meses después con costos de vida distintos y esperar el mismo número. Treinta días es un estándar razonable para la mayoría de proyectos.
Incluye también cuándo se paga: un anticipo antes de empezar es lo que protege el tiempo ya invertido si el proyecto se cancela a mitad de camino. La cotización dice el precio; el contrato o la propuesta formal es donde se detallan las condiciones de pago completas.
Un ejemplo completo de principio a fin
Un diseñador freelance cotiza un proyecto de identidad visual básica: tres propuestas de logo, dos rondas de revisión sobre la elegida, y entrega en formatos vectoriales y PNG — ese es el alcance completo del Paso 1. Estima el tiempo real en 14 horas de producción más 3 de coordinación, y agrega 20% de margen por imprevistos, para un total de 20.4 horas. Con una tarifa base de $25 dólares por hora, el precio antes de cualquier ajuste es $510.
Si el cliente pide un descuento, la respuesta no es bajar a $400 manteniendo el mismo alcance — es ofrecer, por ejemplo, dos propuestas de logo en vez de tres y una ronda de revisión en vez de dos, y recalcular el precio sobre ese alcance reducido. El número resultante sigue cubriendo el tiempo real del trabajo, solo que sobre un alcance más pequeño.
Qué hacer si el cliente pide bajar el precio
Baja el alcance, no el precio. Si el presupuesto del cliente es menor al número que calculaste, la respuesta correcta es quitar algo del alcance (una ronda de revisión menos, un formato de entrega menos) para que el precio nuevo siga cubriendo el tiempo real — no mantener el mismo alcance a un precio que ya no lo cubre.
Qué hacer cuando el cliente pide “solo un estimado rápido”
Un estimado dado sin pasar por los cuatro pasos casi siempre termina siendo el número que el cliente recuerda y espera, aunque después le digas que era solo una referencia. Si de verdad necesitas responder rápido, da un rango amplio en vez de un número único (“entre $400 y $700, dependiendo del alcance final”) y aclara explícitamente que el número exacto llega con la cotización formal después de definir el alcance completo.
Por qué cobrar menos “por esta vez” sale más caro de lo que parece
Bajar el precio una vez por un cliente específico, sin bajar también el alcance, establece una expectativa que es difícil de revertir en el siguiente proyecto con ese mismo cliente. Es más sostenible mantener el precio y reducir el alcance cuando el presupuesto es limitado, que mantener el alcance completo a un precio que no lo cubre — la primera opción se puede repetir en el futuro; la segunda entrena al cliente a esperar descuentos cada vez.
Qué plantilla usar según tu caso
Una cotización que solo necesita alcance, tiempo estimado y precio es un documento simple. Si el proyecto es recurrente con el mismo cliente, vale la pena convertir la cotización en una plantilla reutilizable en vez de reescribirla cada vez — así el cálculo del Paso 2 y 3 queda hecho una sola vez.
Las plantillas de cotización de Kitzy en Freelancers ya traen la estructura de alcance, tiempo y precio dividida en secciones, lista para llenar con tus propios números.
Preguntas frecuentes
¿Debo cotizar por hora o por proyecto?
Por proyecto cuando el alcance está claro y puedes estimarlo con precisión razonable. Por hora cuando el trabajo es exploratorio o el cliente todavía no sabe exactamente qué necesita — cotizar por proyecto ahí traslada todo el riesgo de un alcance mal definido a ti.
¿Qué hago si el cliente pide un descuento antes de ver la cotización completa?
Termina de calcular el número real primero. Negociar sobre una cifra que no reconstruiste con cuidado casi siempre termina en un precio que no cubre el trabajo real.
¿Cuánto tiempo extra debo sumar por imprevistos?
Entre 15% y 25% del tiempo estimado, dependiendo de qué tan definido esté el alcance. Un alcance con muchos detalles pendientes de decidir necesita el margen más alto.
¿La cotización y el contrato son el mismo documento?
No. La cotización define alcance y precio; el contrato define condiciones de pago, entregables, revisiones incluidas y qué pasa si el proyecto cambia de alcance a mitad de camino.