Checklist de evento y programa operativo

Un documento de Word para coordinadores de eventos que reúne en un solo lugar las tareas por etapa, los proveedores, el programa operativo minuto a minuto, el plan B y los contactos de emergencia, con avisos de lo que se vence, lo que se encima y lo que falta.

Qué trae el documento:

• Datos del evento: nombre, fecha, lugar, horario y hora de cierre, asistentes esperados, responsable general, contacto del lugar y fecha de revisión.
• Checklist por etapa: tareas desde 8 semanas antes hasta después del evento, cada una con responsable, fecha límite y estado (hecho, pendiente, por vencer, vencido o sin responsable).
• Proveedores: servicio, contacto, hora de llegada, hora en que se les necesita y si ya confirmaron.
• Programa operativo: cada bloque con su horario, duración, actividad, responsable, proveedor y estado.
• Seguridad y permisos por confirmar: qué tienes que confirmar y con quién (el lugar, la autoridad local o un profesional).
• Plan B y contactos de emergencia: qué hacer si llueve, si falla el audio o si hay una emergencia.
• Revisión antes del evento: seis comprobaciones para atender lo pendiente a tiempo.

Un programa que no se encima: el programa operativo marca los bloques que terminan después de que empieza el siguiente, los que no tienen responsable y los que terminan después del cierre del lugar. La checklist marca lo vencido y lo que vence en 7 días o menos, y la tabla de proveedores marca a quien llega tarde o no ha confirmado.

Qué incluye: el documento en blanco para Word, el mismo documento lleno con un evento ficticio (en Word y en PDF) y una guía de uso en PDF.

Lo que no hace: no dice qué permisos, seguros o medidas de seguridad necesitas; esos temas dependen del lugar, del tamaño del evento y de las reglas locales, y se confirman con el lugar, las autoridades y profesionales locales. No es una lista universal de cumplimiento y no garantiza un evento sin contratiempos. No calcula en automático: las duraciones y los estados se escriben a mano, y el ejemplo trae todo resuelto para comprobar el método. No manda recordatorios ni se conecta con calendarios. No incluye presupuesto ni pagos. Está preparado para Word y se revisó en LibreOffice; no se probó en Google Docs ni en Pages.