Presupuesto de evento y pagos a proveedores

Una plantilla de Excel para quien organiza eventos con boletos, patrocinios o expositores: controla costos, ingresos y pagos a proveedores, calcula cuánto deja el evento y cuántos boletos hay que vender para no perder, y revisa semana a semana si el dinero alcanza para los pagos.

Qué trae el libro: • Configuración: evento, fecha, moneda, fecha de corte, asistentes esperados, imprevistos, saldo disponible al inicio y categorías de costo. • Ingresos: boletos, patrocinios y otros ingresos con precio, cantidad esperada, cantidad confirmada y fecha estimada de cobro. • Costos: cada concepto con su categoría, proveedor, si es fijo o por asistente, presupuesto y monto contratado, con su diferencia y su estado. • Pagos a proveedores: monto, fecha límite y fecha de pago. El estado (pagado, pendiente, vence pronto o vencido) se calcula solo. • Flujo de caja: cobros, pagos y saldo acumulado de las 12 semanas previas al evento. • Resumen: ingreso esperado y confirmado, costo presupuestado y contratado, imprevistos, resultado, punto de equilibrio, pagos por estado, saldo mínimo y cinco gráficas.

¿Deja ganancia? ¿Alcanza el dinero?: el libro calcula el resultado esperado y el resultado con lo ya confirmado, y cuántos boletos hay que vender para no perder. El flujo semanal avisa si en alguna semana el saldo queda negativo, aunque el resultado final sea positivo. También avisa de pagos vencidos o por vencer, conceptos que pasan su presupuesto, pagos de un proveedor que no suman lo contratado, y fechas, proveedores o categorías que faltan.

Qué incluye: la plantilla en blanco, el mismo libro con un evento ficticio que activa todos los avisos, y las instrucciones en PDF.

Lo que no hace: las cifras son estimaciones que capturas tú; el libro no garantiza la venta de boletos, los patrocinios ni que el evento deje ganancia. No es contabilidad ni sirve para impuestos, y no sustituye los contratos con proveedores ni la asesoría contable o fiscal. No vende boletos, no cobra y no se conecta con plataformas de boletaje ni bancos. No manda recordatorios de pago. Los ingresos y pagos sin fecha no entran al flujo hasta que la tengan. Usa fórmulas comunes de Excel y se recalculó sin errores en LibreOffice; no se probó en Google Sheets ni en Numbers.