Presupuesto de subvenciones y control de fondos restringidos

Control en Excel para organizaciones sin fines de lucro, fundaciones y responsables de proyectos con varias subvenciones o fondos restringidos, que tienen que gastar cada peso en lo que se aprobó, a tiempo, y rendir cuentas a cada donante.

Qué hace:

• Subvenciones y presupuesto: registras cada subvención con su donante, monto otorgado, periodo y las condiciones que copias de tu convenio (% de indirectos permitido sobre lo otorgado, % de contrapartida y variación permitida entre partidas), y su presupuesto por partida, marcando las indirectas. El libro te dice si el presupuesto cuadra con lo otorgado.
• Gastos con su fuente: cada gasto con su partida y su fuente (la subvención, tu contrapartida o fondos generales). El libro marca los gastos sin subvención, fuera del periodo de su subvención o en una partida que no está en su presupuesto.
• Presupuesto contra real: cada partida contra lo aprobado y la variación permitida, y la ejecución de cada subvención contra el tiempo transcurrido: en ritmo, subejecutada o sobreejecutada.
• Fondos restringidos: lo que recibiste de cada donante contra lo que gastaste en su subvención, para ver cuánto tienes sin gastar o cuánto dinero propio estás adelantando; indirectos contra su tope y contrapartida aportada contra la requerida a la fecha.
• Informes: las fechas de entrega de cada convenio, con aviso de los vencidos y de los próximos.
• 11 verificaciones con alertas: partidas fuera de la variación permitida, subvenciones sub o sobreejecutadas, indirectos sobre su tope, contrapartida atrasada, informes vencidos o próximos, y errores de captura (gastos sin subvención, en partidas no aprobadas, fuera del periodo o incompletos, presupuestos que no cuadran con lo otorgado).
• Capacidad para 20 subvenciones, 200 partidas, 1,500 gastos, 100 pagos recibidos y 60 informes.

Incluye un libro en blanco, sin datos de muestra, listo para tus datos, y un libro de ejemplo con una fundación ficticia, 4 subvenciones y 73 gastos sintéticos donde se disparan las 11 verificaciones. La guía en PDF explica la configuración paso a paso, la ejecución contra el tiempo y los fondos restringidos.

Funciona en Excel 2010 o posterior (Windows y Mac) y en LibreOffice Calc. Abre en Google Sheets y Numbers, pero ahí las listas desplegables y los gráficos pueden verse distintos. No usa macros.

Qué no hace: no interpreta convenios ni decide si un gasto es elegible (las condiciones las copias tú de cada convenio); no verifica que cumplas los términos de tus donantes ni genera informes en el formato de cada donante; no es un sistema contable (no hace pólizas, no concilia bancos y no lleva contabilidad por fondos); no calcula impuestos ni maneja varias monedas en un mismo archivo; el tope de indirectos se calcula sobre el monto otorgado y la contrapartida requerida a la fecha es proporcional al tiempo: si tu convenio los define de otra forma, compáralos a mano.

Herramienta de seguimiento. No es asesoría financiera, contable, fiscal ni legal, y no garantiza ningún resultado. Los resultados dependen por completo de tus datos. Las cifras, donantes y subvenciones del libro de ejemplo son ficticios.