Procedimientos de atención a clientes de fotografía

Paquete de procedimientos para estudios y negocios de fotografía que necesitan que cada cliente reciba la misma atención, de la primera consulta a la entrega de la galería y el cobro, aunque cambie quien lo atiende: un manual en Word, formatos para imprimir y un registro de proyectos en Excel, con los mismos pasos en las tres piezas.

Importante: no incluye contrato ni plantillas legales.

Qué incluye y qué hace:

• Manual de atención a clientes (Word): cómo usar el manual, datos del estudio, puestos y responsabilidades, el recorrido del cliente etapa por etapa, qué hacer si algo falla (el cliente no responde o cancela, falla el equipo, una tarjeta da error, la entrega se va a atrasar o el cliente no está conforme), una sección de temas sobre contratos, derechos y datos para revisar con un especialista, tus plazos y revisiones del manual, con los formatos como anexo. Viene en dos versiones: una plantilla con campos entre corchetes para completar con los datos de tu estudio, y un ejemplo completado para un estudio ficticio.
• 28 pasos en 7 etapas (consulta y cotización, contrato y anticipo, preparación de la sesión, día de la sesión, respaldo y edición, entrega y cobro, y cierre), cada uno con su responsable y el dato que se anota. 14 son críticos: por ejemplo, sin contrato y anticipo no se confirma la fecha, y no se formatea una tarjeta hasta tener el respaldo doble. Puedes cambiarlos o agregar los tuyos.
• Formatos imprimibles (PDF): la lista de pasos por cliente con casillas, el cuestionario previo a la sesión y la lista para el día de la sesión.
• Registro de proyectos (Excel): una fila por cliente con la consulta, la cotización, el contrato, el anticipo, la sesión, el recordatorio, el respaldo doble, la entrega, el total, el pago final y la reseña. El libro te dice en qué etapa va cada cliente y calcula la entrega comprometida (la que escribas o, si la dejas en blanco, la fecha de la sesión más los días de entrega de su servicio). Una hoja de servicios guarda tus días de entrega por tipo de sesión.
• 11 verificaciones con alertas: consultas sin cotización después de tu plazo, sesiones próximas o pasadas sin contrato o sin anticipo, sesiones sin respaldo doble a tiempo, entregas atrasadas, saldos cobrados tarde o pendientes, sesiones próximas sin recordatorio, y errores de captura (proyectos incompletos, con fechas fuera de orden o de un servicio no registrado; anticipo mayor que el total; pasos sin etapa).

El registro viene en blanco, con los pasos y sin proyectos, y de ejemplo, con clientes ficticios donde se disparan las 11 verificaciones. La guía en PDF explica cómo se conectan las piezas y cómo usarlas.

El manual abre en Word, LibreOffice Writer y Google Docs. El registro funciona en Excel 2010 o posterior y LibreOffice Calc; abre en Google Sheets y Numbers, pero ahí las listas desplegables y los gráficos pueden verse distintos. No usa macros.

Qué no hace: no es asesoría legal (no redacta ni revisa contratos, y no resuelve derechos de autor, uso de imagen ni protección de datos personales); no respalda tus archivos ni garantiza que estén a salvo (solo registra que hiciste el respaldo doble); no trae plazos (los defines tú y los escribes en tus contratos); no envía correos, recordatorios ni galerías, y no se conecta con tu agenda, tu sistema de cobro ni tu plataforma de galerías; no lleva tu contabilidad ni calcula impuestos.

Herramienta de organización interna. No garantiza ningún resultado. El estudio, los clientes y las cifras de los archivos de ejemplo son ficticios, y sus plazos no son referencias.