Recibo de pago y registro de recibos

El recibo que entregás y el registro donde queda anotado. Lo segundo es lo que convierte una pila de papeles en algo que se puede consultar.

Un recibo no es una factura

Es la confusión más cara de este tema.

	Factura	Recibo
Qué dice	Cuánto te deben	Cuánto te pagaron
Cuándo se emite	Cuando se genera la obligación	Cuando el dinero entra
Cuántos por operación	Normalmente uno	Uno por cada pago recibido
Para qué sirve	Reclamar el cobro	Probar que ya cobraste

Una operación puede tener una factura y tres recibos, si el cliente pagó en tres veces. Lo que no puede es tener un recibo sin que haya entrado plata.

Cuatro avisos, sin revisar nada

Aviso	Cuándo aparece
Número de recibo repetido	Dos recibos con el mismo número
La operación no existe	El recibo imputa a una factura que no está cargada
Cobrado de más	La suma de los recibos supera el importe de la operación
Sin medio de pago	Falta el dato que permite conciliar con el banco

El primero es el que más cuesta desarmar después: dos cobros distintos con el mismo identificador vuelven inútil cualquier búsqueda posterior.

Pagos parciales

Cada pago lleva su propio recibo, con su propio número. El bloque de pago parcial anota el total de la operación, lo pagado hasta hoy y el saldo con su vencimiento. Eso es lo que evita la discusión de dentro de tres meses: quien paga se lleva por escrito cuánto le falta, y vos tenés registrado lo mismo.

En el registro no hay que hacer nada especial: cargás los dos recibos con la misma referencia y los saldos se calculan solos. Una operación con más de un recibo queda resaltada, porque es un pago parcial y no un error.

El recibo

Original y copia para el negocio. Con el importe en números y en letras —las letras son lo que impide alterarlo—, medio de pago, referencia de la factura y espacio de firma de las dos partes.

El registro

Hoja	Para qué sirve
Operaciones	Lo que facturaste: qué, a quién y por cuánto
Registro de recibos	Cada cobro, con su número, su medio y a qué operación imputa
Saldos por operación	Cuánto se cobró de cada una y cuánto falta
Resumen	Seis indicadores y seis gráficos

Detalles

• Admite 300 recibos y 120 operaciones
• Cambiás la moneda desde una sola celda
• La guía explica numeración, reimpresiones y anulaciones
• Funciona en Excel y en Google Sheets, sin macros
• En español

Qué incluye

1. El recibo en blanco en Word, con su copia y las instrucciones
2. El registro en blanco en Excel
3. El recibo de ejemplo en PDF, original y copia de un pago parcial
4. El registro de ejemplo, con once cobros y errores puestos a propósito
5. Una guía de uso en PDF de tres páginas

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No es un comprobante fiscal ni garantiza validez tributaria. No constituye un CFDI ni reemplaza la facturación electrónica de ningún país, y el texto legal no fue revisado por un especialista de tu jurisdicción. Si necesitás que el recibo tenga efectos fiscales o legales concretos, consultá con un contador o un abogado antes de usarlo. No es asesoramiento contable, fiscal ni legal.