Registro multimoneda de gastos y reembolsos

Registro en Excel para equipos y agencias con gente en varios países, que pagan gastos en distintas monedas y tienen que reembolsarlos, a veces también en otra moneda, sin perder el rastro de qué tipo de cambio se usó.

Qué hace:

• Gastos en su moneda original: cada gasto con su fecha, persona, proyecto o cliente, categoría, moneda y monto, si se pagó con tarjeta de la empresa o de forma personal, si tiene comprobante, su estado de aprobación y si es facturable al cliente.
• Conversión con rastro: tú registras tus tipos de cambio en una tabla con su fecha. Cada gasto usa la tasa más reciente en o antes de su fecha, o el tipo de cambio que de verdad cobró la tarjeta si lo escribes, y una columna dice de dónde salió: la tabla de qué fecha, el estado de cuenta o la moneda base.
• Reembolsos en la moneda de cada persona: registras cada pago en la moneda en que lo hiciste. El libro lo convierte, lo aplica a los gastos de esa persona del más antiguo al más reciente y marca cada gasto como reembolsado, reembolsado en parte o por reembolsar, con los días que lleva esperando.
• Por persona: lo aprobado para reembolso, lo reembolsado y el saldo en tu moneda base y, aproximado, en la suya; los gastos por reembolsar y los días del más antiguo.
• Por proyecto y categoría: cuánto se gastó y cuánto es facturable al cliente.
• 11 verificaciones con alertas: gastos sin tipo de cambio, incompletos o de personas no registradas, posibles duplicados, tipos de cambio viejos, tipo de cambio de la tarjeta muy distinto al de la tabla, gastos sin comprobante o por encima de tu límite, pendientes de aprobar o esperando reembolso más de tus días, y personas a las que se les reembolsó de más. Los límites los pones tú.
• Capacidad para 40 personas, 1,000 tipos de cambio, 600 gastos y 300 reembolsos.

Incluye un libro en blanco, sin datos de muestra, listo para tus datos, y un libro de ejemplo con una agencia ficticia, 8 personas, 7 monedas y 70 gastos sintéticos donde se disparan las 11 verificaciones. La guía en PDF explica la configuración paso a paso y cómo se convierte y se reembolsa cada gasto.

Funciona en Excel 2010 o posterior (Windows y Mac) y en LibreOffice Calc. Abre en Google Sheets y Numbers, pero ahí las listas desplegables y los gráficos pueden verse distintos. No usa macros ni se conecta a internet.

Qué no hace: no consulta tipos de cambio en internet ni dice cuál es el oficial (usa los que tú registras); no se conecta con tu banco, tu tarjeta, tu nómina ni tu contabilidad, y no hace pagos; no lee comprobantes ni decide si un gasto o un comprobante es válido o deducible; no calcula impuestos, IVA ni retenciones, ni la ganancia o pérdida cambiaria contable; no tiene flujo de aprobación con varios usuarios (el estado de aprobación lo escribes tú).

Herramienta de registro. No es asesoría financiera, contable, fiscal, legal ni laboral, y no garantiza ningún resultado. Los resultados dependen por completo de tus datos. Las cifras, personas y tipos de cambio del libro de ejemplo son ficticios.