Procedimiento de entrega y revisión de propiedades

Paquete de procedimientos para administradoras de propiedades que necesitan que cada rotación de unidad, de la salida de un inquilino a la entrega al siguiente, se haga igual y quede documentada: un manual en Word, un acta de inspección para imprimir y un registro de rotaciones en Excel, con los mismos puntos de revisión en las tres piezas.

Qué incluye y qué hace:

• Manual de entrega y revisión (Word): cómo usar el manual, datos de la administradora, puestos y responsabilidades, el proceso de rotación en 9 pasos (aviso de salida, inspección de salida, presupuesto, aprobación del propietario, reparaciones, limpieza, inspección de entrega, entrega y cierre), puntos de revisión por área, cómo calificar cada punto, una sección sobre depósito y cargos que remite a tu contrato y a la ley local, tus estándares y revisiones del manual, con los formatos como anexo. Viene en dos versiones: una plantilla con campos entre corchetes para completar con los datos de tu administradora, y un ejemplo completado para una administradora ficticia.
• 34 puntos de revisión en 8 áreas (entrada y sala, cocina, baños, recámaras, instalaciones, exterior y áreas comunes, llaves y medidores, y limpieza), 16 de ellos críticos: una unidad no se entrega si alguno no pasa. Puedes cambiar los puntos o agregar los tuyos.
• Formatos imprimibles (PDF): el acta de inspección con columnas de salida y de entrega para cada punto (bien, desgaste normal, daño, falta o no aplica), el registro de llaves y lecturas de medidores, y la orden de trabajo de reparación.
• Registro de rotaciones (Excel): una fila por cada salida de inquilino, con la inspección de salida, los daños y faltantes, el presupuesto y el costo real de reparación, la limpieza, la inspección de entrega, las llaves, las lecturas y la fecha de entrega. El libro te dice en qué etapa va cada unidad y cuántos días lleva sin entregarse contra tu objetivo (general o propio de cada unidad).
• 11 verificaciones con alertas: rotaciones que pasaron sus días objetivo, reparaciones que costaron más que su presupuesto (más tu tolerancia), daños sin presupuesto, inspecciones de salida tardías o pendientes, unidades entregadas con puntos que no pasaron o sin llaves completas o sin lecturas, y errores de captura (rotaciones incompletas, de una unidad no registrada, con fechas fuera de orden o futuras; puntos sin área).

El registro viene en blanco, con los puntos de revisión y sin rotaciones, y de ejemplo, con cuatro meses de rotaciones ficticias donde se disparan las 11 verificaciones. La guía en PDF explica cómo se conectan las piezas y cómo usarlas.

El manual abre en Word, LibreOffice Writer y Google Docs. El registro funciona en Excel 2010 o posterior y LibreOffice Calc; abre en Google Sheets y Numbers, pero ahí las listas desplegables y los gráficos pueden verse distintos. No usa macros.

Qué no hace: no es asesoría legal ni un dictamen o peritaje, no determina qué se descuenta del depósito ni quién paga un daño (la diferencia entre desgaste normal y daño es criterio de quien inspecciona); no garantiza el cumplimiento de contratos, leyes de arrendamiento ni normas de seguridad; no trae estándares ni plazos (los defines tú con tus propietarios); no guarda fotos ni firmas electrónicas y no se conecta con tu software de administración ni con tus cuentas; no lleva la contabilidad de depósitos, rentas ni cargos.

Herramienta de organización interna. No garantiza ningún resultado. Sigue tu contrato y la ley local. La administradora, las unidades, las personas y las cifras de los archivos de ejemplo son ficticias, y sus estándares no son referencias.