Procedimientos de preparación y envío de pedidos

Paquete de procedimientos para tiendas en línea que necesitan que cada pedido salga completo, a tiempo y bien empacado, aunque cambie quien lo prepara: un manual en Word, formatos para imprimir y un registro de pedidos en Excel, con los mismos pasos en las tres piezas.

Qué incluye y qué hace:

• Manual de preparación y envío (Word): cómo usar el manual, datos de la tienda, puestos y responsabilidades, el recorrido del pedido etapa por etapa, qué hacer si algo falla (un producto sin existencia, un pago no acreditado, una dirección incompleta, un producto equivocado o incompleto, un paquete dañado o un envío que no avanza), una sección de temas sobre devoluciones, garantías y normas para revisar con un especialista, tus plazos y revisiones del manual, con los formatos como anexo. Viene en dos versiones: una plantilla con campos entre corchetes para completar con los datos de tu tienda, y un ejemplo completado para una tienda ficticia.
• 26 pasos en 8 etapas (recepción del pedido, pago y validación, surtido, verificación, empaque, envío, seguimiento y entrega, e incidencias y devoluciones), cada uno con su responsable y el dato que se anota. 15 son críticos: por ejemplo, no se surte sin pago confirmado, verifica una persona distinta de quien surtió y ningún paquete sale sin su guía registrada. Puedes cambiarlos o agregar los tuyos.
• Formatos imprimibles (PDF): la lista de pasos por pedido con casillas, el registro de envíos del día para la entrega a la paquetería y el formato de incidencia o devolución.
• Registro de pedidos (Excel): una fila por pedido con la fecha, el canal, el pago, el surtido, la verificación, el empaque, la paquetería, la guía, el envío, la entrega y la incidencia. El libro te dice en qué etapa va cada pedido y calcula su fecha límite de envío con los días de su canal. Una hoja de canales guarda tus plazos de envío y de tránsito, y resume pedidos, envíos tarde e incidencias por canal.
• 11 verificaciones con alertas: pedidos enviados tarde o pendientes después de su fecha límite, enviados sin verificación, enviados sin número de guía, pedidos con incidencia, envíos que tardaron más que el tránsito esperado, pedidos surtidos o enviados sin pago confirmado, y errores de captura (pedidos incompletos, números repetidos, fechas fuera de orden, canales no registrados, pasos sin etapa).

El registro viene en blanco, con los pasos y sin pedidos, y de ejemplo, con un mes de pedidos ficticios donde se disparan las 11 verificaciones. La guía en PDF explica cómo se conectan las piezas y cómo usarlas.

El manual abre en Word, LibreOffice Writer y Google Docs. El registro funciona en Excel 2010 o posterior y LibreOffice Calc; abre en Google Sheets y Numbers, pero ahí las listas desplegables y los gráficos pueden verse distintos. No usa macros.

Qué no hace: no es asesoría legal ni fiscal, no define tu política de devoluciones ni tus garantías; no garantiza el cumplimiento de normas de protección al consumidor, de envío de mercancías restringidas, de aduanas ni de las condiciones de tus canales o paqueterías; no se conecta con tu tienda en línea, tus marketplaces, tus paqueterías ni tu inventario (los pedidos los registras o pegas tú); no genera guías, no cotiza envíos y no lleva inventario; no trae plazos (los defines tú por canal).

Herramienta de organización interna. No garantiza ningún resultado. La tienda, los pedidos, las paqueterías y las cifras de los archivos de ejemplo son ficticios, y sus plazos no son referencias.